Fakturaer og vilkår og betingelser

Fakturaer EasyWebshop fokuserer på webshop-software, men tilbyder også et omfattende faktureringsprogram til sine Business-kunder.

Før vi tilbød denne funktion, bemærkede vi, at vores kunder var nødt til at oprette fakturaer manuelt i et kontorprogram eller bruge ekstern faktureringssoftware. Det var tidskrævende, besværligt og nogle gange dyrt.

Derfor skabte vi vores eget faktureringsprogram til generelle formål. Det genererer fakturaer og sender dem automatisk via e-mail baseret på data fra indgående ordrer. Når alle parametre er konfigureret som ønsket, kan og sparer det en masse tid.

Fakturering

Funktioner ved fakturering

Fakturadata bliver udfyldt automatisk, og hvert felt kan redigeres
Personalisering af fakturaskabelon, såsom tilføjelse af produktbilleder og brugerdefinerede tekster
Mulighed for at tilpasse fakturaberegningen
PDF-downloads
UBL (Universal Business Language)-standardintegration til eksport til regnskabsprogrammer
Mulighed for at oprette proformafakturaer, kreditnotaer, følgesedler og kvitteringer
Automatisk fakturanummerering med nulstillingsfunktion
Mulighed for at e-maile fakturaer til en revisor og regnskabsprogrammer
Automatisk downloading og e-mailing af fakturaer
Flersproget (20 sprog) og UTF-8 understøttelse
A4 og US Letter papirstørrelse
Nem og brugervenlig grænseflade

Fakturaindstillinger kan findes på Indstillinger > Flere muligheder > Fakturaer og skat.

Hvis Fakturaer og moms ikke vises i menuen, skal du ændre brugeroplevelsesniveauet til Avanceret under Indstillinger > Flere muligheder > Brugeroplevelsesniveau.

Indstillinger for fakturaer

Eksempel på faktura

Denne knap genererer en eksempelfaktura i et nyt browservindue. Du kan ændre indstillingerne nedenfor og klikke på denne knap igen for at se resultatet. Du kan også lave en testordre i din egen butik og downloade en rigtig faktura på Administration > Ordrer. Det anbefales at lave et par testordrer, så du kan finjustere dine fakturaer.

Papirstørrelse

PapirstørrelseDet er muligt at generere fakturaer i A4-format og U.S. Letter-format.

Sprog

Her indstilles fakturaens sprog. Som standard er det webshoppens standardsprog, men det kan også indstilles til kundens sprog eller til et andet sprog.

Fakturanummerets præfiks

Dette er et fast præfiks, der vises før fakturanummeret. Det tilrådes kun at bruge bogstaver og ikke numeriske tegn. Brug af tal kan skabe forvirring med fakturanumrene.

Fakturanummer

Klik på fakturanummeret for at få et overblik over fakturanumrene og de ordrer, der er knyttet til dem. Nederst på denne side finder du en Reset-knap til at afbryde forbindelsen mellem fakturaerne og ordrerne og starte med nye fakturanumre. Nulstilling af fakturanumre kan ikke fortrydes, efter at der er klikket på bekræftelsesknappen. Du bliver nødt til at oprette nye fakturaer.

Forfaldsdato

Denne mulighed giver dig mulighed for at indstille antallet af dage, før fakturaen skal være betalt.

Farve

Fakturaer, proformafakturaer, kreditnotaer, følgesedler og kvitteringer kan have en separat farveskabelon for at skelne dem fra hinanden.

Skrifttype

Der er 3 standardskrifttyper til rådighed: Sans serif, monospace (hvert tegn optager samme mængde plads) og serif. Programmet er begrænset til disse skrifttyper, fordi de er installeret på alle typer computere og derfor ikke behøver at blive føjet til PDF-dataene. Det sikrer, at fakturaernes filstørrelse forbliver lille. Desuden er disse skrifttyper behagelige at læse, så fakturaerne forbliver tydelige og uden forvirrende tegn.

Logo

Dette er et logo (billedfil), som vil blive vist øverst til venstre på dine fakturaer.

Filformater
Filformater: jpg, .jpeg, .gif, .png
Maksimal filstørrelse: 5 MB

Brug funktionerne Resize og Crop til at eksperimentere med forskellige logoer og størrelser, indtil du har det ønskede resultat. Du kan også bruge billedredigeringssoftware til at finpudse dit logo yderligere. Vi anbefaler GIMP og Paint.NET. Nogle gange skal der tilføjes hvid plads i siderne eller i top og bund, hvis logoet er for langt til at passe på fakturaen.

Fakturaoplysninger

Din virksomheds data vil blive vist øverst på fakturaen. Klik på linket Opdater for at ændre dine virksomhedsoplysninger.

Overskrift

Overskriften er en valgfri tekst, der kan føjes til fakturaen. Denne tekst vises under adresseoplysningerne og over produkterne.

Fodtekst

Sidefoden er en valgfri tekst, der kan føjes til fakturaen. Denne tekst vises under produkterne og over fakturakalkulationen.

Fodtekst 2

Fodtekst 2Den anden sidefod er en valgfri tekst, der kan føjes til fakturaen. Denne tekst vises under fakturaens beregning og det samlede beløb.

Vis forhåndsvisningsbilleder

For hvert produkt kan der vises en thumbnail (et lille billede) under produktkoden. Dette virker kun, hvis produktet kan findes i produktadministrationen. Det virker ikke for slettede produkter.

Tilføj en side med vilkår og betingelser

Du kan tilføje en side med vilkår og betingelser. Teksten kan indstilles på flere sprog under Indstillinger > Flere muligheder > Vilkår og betingelser. I afsnittet nedenfor forklares indstillingen af vilkår og betingelser mere detaljeret.

E-mail faktura

Her kan du indstille de destinationer, som fakturaen skal sendes til. Som standard vil fakturaen blive sendt til din kunde, og en kopi vil blive sendt til dig. Fakturaerne gemmes ikke i backoffice, men du kan gemme dem i din postkasse. Det er muligt at tilføje ekstra e-mailadresser. Det kan være en person, der administrerer administrationen, en bogholder eller et regnskabsprogram.

Du kan tilføje PDF-fakturaen som en vedhæftet fil til e-mailen. For revisorer og regnskabsprogrammer kan du bruge UBL-standarden til automatisk behandling af dine fakturaer.

Når du har set en faktura, kan du sende den ved at klikke på ikonet E-mail faktura i bunden af fakturaeksemplet.

Automatiserede handlinger

For at spare dig tid kan fakturaen downloades (i PDF- eller UBL-format), tildeles et fakturanummer og e-mailes automatisk, når du åbner fakturaen. I dette afsnit kan du vælge de handlinger, som du ønsker skal udføres automatisk.

MOMS

Her kan du indstille, om priserne i din butik skal tilbydes inklusive eller eksklusive moms. Indstil kun dette én gang. At ændre denne indstilling er meget forvirrende for dine kunder. Desuden vil fakturaer fra tidligere ordrer blive beregnet forkert, fordi disse ordrer er blevet lavet med en anden skatteberegningsmetode.

MOMS-sats

Du kan angive op til tre momssatser her. For eksempel for Belgien: 21%, 12% og 6%, for Holland 21%.

Opkræv ikke moms uden for Europa (EEA)

Markér denne indstilling, hvis du ikke ønsker, at der opkræves moms for ordrer med et kundefakturaland uden for Europa.

Opkræv ikke moms for udenlandske EU-virksomheder (EEA)

Dette giver dig mulighed for at sikre, at momsen er 0% for B2B-ordrer fra et andet europæisk land. For eksempel hvis en svensk virksomhed sælger et produkt til en dansk virksomhed, eller omvendt. Dine kunder skal have et gyldigt momsnummer, for at dette kan fungere.

Kasseprocedure B2B / B2C

B2B + B2C: Under kan kunderne vælge mellem Private eller Business Dette er standardindstillingen.
B2C: dine kunder kan ikke indtaste et firmanavn eller momsnummer. Dette forenkler checkout-proceduren. Produktpriser ekskl. moms vises ikke i din butik.
B2B: dine kunder kan indtaste et firmanavn og momsnummer under checkout.
B2B momsnummer påkrævet: det samme som B2B, men momsnummeret verificeres i Den Europæiske Unions VAT Information Exchange System Bemærk venligst, at EU VIES har regelmæssige afbrydelser; det vil ikke være muligt for dine kunder at placere en ordre under VIES-nedetid.

Åbning og visning af fakturaer

PDF Fakturaerne genereres i standardformatet PDF Du kan åbne .pdf-filer med et PDF-læserprogram, vi har listet et par anbefalede open source PDF-læsere nedenfor:

Ændring af fakturanumre

Fakturanumre tildeles automatisk til hver faktura efter det højeste eksisterende fakturanummer. Tildelingen af det nye fakturanummer sker i det øjeblik, fakturaen downloades eller sendes via e-mail.

Når du downloader en faktura, kan du ændre fakturanummeret nederst på siden. Det næste fakturanummer starter fra dit senest angivne fakturanummer. Det giver dig mulighed for at vælge præcis, hvilket nummer hver faktura skal have. Det er muligt at springe fakturanumrene over for ordrer uden for din butik eller at oprette dobbelte fakturanumre (hvis det ønskes). Da det højeste fakturanummer altid bruges til den næste faktura, er det umuligt at have automatisk genererede dobbelte fakturanumre.

Som bruger har du altid friheden til at vælge fakturanumrene, men med den mulige konsekvens, at du laver rod i det. Vi anbefaler at lade systemet tildele fakturanumre automatisk. På den måde vil der aldrig opstå huller og dobbelte fakturanumre.

Ved fakturaindstillinger klikker du på fakturanummeret for at få et overblik over fakturanumrene og de ordrer, der er knyttet til dem. Nederst på denne side finder du en Reset-knap til at afbryde forbindelsen mellem fakturaerne og ordrerne og starte med nye fakturanumre. Nulstilling af fakturanumre kan ikke fortrydes, efter at der er klikket på bekræftelsesknappen. Du bliver nødt til at oprette nye fakturaer.

Vilkår og betingelser på flere sprog

Webshopbetingelser Vilkår og betingelser kan indstilles på flere sprog under Indstillinger > Flere muligheder > Vilkår og betingelser.

Hvis Vilkår og betingelser ikke vises i menuen, skal du først justere brugeroplevelsesniveauet til Avanceret under Indstillinger > Flere muligheder > Brugeroplevelsesniveau.

Vilkår og betingelser kan findes:

I bunden af din hjemmeside ved hjælp af linket "Vilkår og betingelser", med mulighed for at udskrive
Kunden skal acceptere vilkår og betingelser i det sidste trin af checkout
På den anden side, der følger med dine fakturaer

Hold layoutet af vilkår og betingelser enkelt. Der er ingen grund til at bruge en masse tekstmarkering undtagen til afsnit. Fordi denne tekst vises på HTML-sider og i PDF-dokumenter, kan layoutet være forskelligt i begge situationer.

Privatlivserklæring

Fra og med 25. maj 2018 skal enhver organisation, der behandler eller kontrollerer personligt identificerbare oplysninger om EU-borgere, implementere strenge organisatoriske og tekniske foranstaltninger for at overholde den generelle databeskyttelsesforordning (GDPR).

Du kan gøre din webshop GDPR-kompatibel på Indstillinger > Flere muligheder > Privatlivserklæring.

Næste side: Fastsættelse af forsendelsesomkostninger

Starter wiki

Ofte stillede spørgsmål Kontakt